Conceptos Básicos
En esta página, aprenderá sobre el concepto fundamental del sistema: los lotes, por qué son importantes y cómo se guardan sus datos de forma segura.
¿Qué es un Lote?
Un lote es un grupo de productos idénticos que comparten la misma fecha de vencimiento.
En la práctica, esto ayuda a organizar mejor sus productos cuando tiene el mismo artículo comprado en momentos diferentes, cada uno con un vencimiento distinto.
Ejemplo Sencillo
Imagine que compró leche de la misma marca dos veces:
- 🥛 Leche comprada en enero — vence el 10/03
- 🥛 Leche comprada en febrero — vence el 25/03
A pesar de ser exactamente el mismo producto (misma marca y tipo de leche), tienen vencimientos diferentes. Cada fecha de vencimiento representa un lote diferente en la aplicación.
¿Por qué usar lotes?
Organizar sus productos en lotes le permite:
- Controlar correctamente fechas de vencimiento diferentes para el mismo producto.
- Evitar pérdidas de productos por caducidad.
- Saber exactamente qué artículo vence primero (regla PEPS - Primero que Entra, Primero que Sale, o FIFO en inglés).
- Tener un control más fiel de lo que realmente tiene en stock físico.
- Producto: El artículo en sí (ej: Leche Condensada).
- Lote: Una versión de ese producto con una fecha de vencimiento específica (ej: Leche Condensada que vence el 15/12).
Cada vez que un producto tenga otra fecha de vencimiento, debe registrarse como un nuevo lote.
Espacios de Trabajo (Workspaces)
Los Espacios de Trabajo (Workspaces) están reemplazando el concepto de "Equipos" y son el lugar central donde se almacenan y organizan todos sus datos: productos, lotes, marcas, tiendas y categorías.
Tipos de Espacios de Trabajo
Existen 2 tipos de Espacios de Trabajo en el sistema:
- Espacio de Trabajo Individual:
- Utilizado por Control de Vencimientos (Individual).
- Pertenece exclusivamente a su cuenta personal.
- Acceso Web: Puede accederse a través del navegador web en el sitio Validades.com, exclusivo para suscriptores PRO de Control de Vencimientos individual.
- Espacio de Trabajo Compartido:
- Utilizado por Control de Vencimientos para Equipos.
- Permite que múltiples miembros del mismo equipo/organización registren y gestionen datos de forma colaborativa.
- Puede accederse a través de la aplicación móvil o del sitio web Validades.com.
Reglas Importantes del Espacio de Trabajo
- Selección en Validades.com: Al iniciar sesión en el sitio Validades.com, el sistema le preguntará en qué Espacio de Trabajo desea trabajar.
- Aislamiento de Datos: Cada Espacio de Trabajo está totalmente aislado. Registrar o alterar un producto en un Espacio de Trabajo NO lo hace disponible en otro, aunque ambos estén vinculados a la misma cuenta de usuario.
- Pertenencia: Todos los registros (productos, lotes, marcas, tiendas y categorías) pertenecen estrictamente a un Espacio de Trabajo específico.
Almacenamiento de Datos
La forma en que se guardan sus datos depende de la versión de la aplicación que utilice:
1. Versión Gratuita (Control de Vencimientos)
En la versión gratuita, los productos se almacenan únicamente en su teléfono móvil.
Si el dispositivo se pierde, es robado, formateado, dañado o si se desinstala la aplicación sin haber realizado una exportación manual de respaldo, todos los datos se perderán y no habrá forma de recuperarlos a través del soporte.
Recomendamos proteger su dispositivo y exportar sus datos periódicamente para tener un respaldo.
2. Usuarios PRO (Control de Vencimientos)
Al suscribirse a Control de Vencimientos PRO, los datos de su Espacio de Trabajo Individual se sincronizan automáticamente con la nube en su cuenta. Esto permite:
- Sincronizar sus productos entre múltiples dispositivos compatibles;
- Acceder a sus datos mediante el navegador web en el sitio Validades.com;
- Restaurar todos los datos al cambiar de teléfono o reinstalar la aplicación;
- Recuperar el acceso después de restaurar su suscripción.
3. Usuarios de Control de Vencimientos para Equipos (Validades Times)
En Control de Vencimientos para Equipos, todos los datos del Espacio de Trabajo Compartido se guardan en la nube en la cuenta de la organización. Puede reinstalar la aplicación, cambiar de teléfono o acceder directamente desde una computadora a través del sitio web Validades.com sin perder absolutamente nada, solo iniciando sesión con sus credenciales.
Productos Próximos a Vencer
La aplicación permite definir con cuántos días de anticipación se considera que un producto está "próximo a vencer".
- Valor predeterminado: Por defecto, la aplicación considera 30 días de anticipación.
- Configuración global: Modificar esta opción en los ajustes de la aplicación cambia el valor predeterminado para todos los productos registrados.
- Personalización individual: También es posible configurar esta anticipación de forma individual en la pantalla de registro o edición de cada producto, lo que permite que artículos específicos tengan plazos de alerta personalizados.
- Impacto visual y notificaciones: Si cambia este valor a 40 días, por ejemplo, los productos con 40 días o menos hasta vencer comenzarán a emitir notificaciones y mostrarán colores distintivos para destacarlos en el listado.
En los ajustes de la aplicación, este campo se identifica como "Días hasta vencerse".